"DeskTime" mērīšana. Brīnumrīkste vai tukša muca?

Ar jaunu publisku apņemšanos 2025. gadu sāka ekonomikas ministrs Viktors Valainis (ZZS).

Īpaši sasauktā preses konferencē viņš paziņoja, ka atradis "pātagu", kas ļaušot celt viņa vadītā resora ierēdņu darba produktivitāti. Runa ir par digitālu rīku, kas izsekos un uzskaitīs ministrijas darbinieku veikumu pie datora. Vai tiešām politiķis uzgājis brīnumrīksti vai tikai cenšas pucēt savu mundieri?

"Mēs sākam ar sevi," paziņojumā medijiem lepni uzsver Valainis, informējot par Ekonomikas ministrijas (EM) plānu vairākās resora iestādēs ieviest Latvijā radīto darba laika uzskaites lietotni produktivitātes analīzei "DeskTime". "Šobrīd mēs piedāvājam, jā, agresīvu metodi, bet ar šo metodi mēs redzēsim tās vājās vietas, kuri ir darītāji un kuri nav darītāji," politiķis skaidro LTV "Šodienas jautājumā".

Rīks, kas monitorē darbinieku veikumu pie datora, tapis "Draugiem Group" uzņēmumā SIA "DeskTime". Kā informē šīs grupas runasvīrs Jānis Palkavnieks, EM šo rīku pagaidām lietos gadu, lai iepazītos un ievāktu datus analīzei: "Ministrijai piedāvāsim atbalstu visa gada laikā – apmācīsim darbiniekus, kā kvalitatīvi uzskaitīt laiku ar mūsu rīku, un palīdzēsim vadītājiem ar iegūto datu analīzi. Protams, jebkurš rīks ir vērtīgs tikai tad, ja tiek pareizi lietots. Tāpēc 

koncentrēsimies, lai ministrijā ieviestu veselīgu laika uzskaites higiēnu, kas nevis veicina mikromenedžmentu, bet tieši otrādi – lielāku darbinieku patstāvību un savu laika patēriņa paradumu izpratni."

Kurš pieteicās pirmais?

"Lietotne tiks instalēta EM darba datoros un tiks aktivizēta tikai darba laika ietvaros, līdz ar to nekādas papildu atrunas darbinieku amata aprakstos vai darba līgumos netiek plānotas. Lietotnes darbību plānots aktivizēt janvāra beigās un februāra sākumā. Rīka izmantošana notiks pilotprojekta veidā, un tās lietošana nākotnē būs atkarīga no iegūtajiem rezultātiem," atzīmē ministrijā. "Mērķis nav ne izsekot, ne sodīt darbiniekus, bet gan izanalizēt darba procesus un tiem veltīto laiku, izmantotās metodes ikdienas pienākumu veikšanā un to ietekmi uz darba rezultātu, lai ministrijas darbs kļūtu ātrāks, efektīvāks un produktīvāks."

Preses konferencē Valainis teica, ka sistēma jau veiksmīgi darbojas privātajā sektorā, bet līdz šim nav izmantota publiskajā sektorā. Tomēr ministra apgalvojums par EM kā "DeskTime" pionieriem publiskajā sektorā neatbilst patiesībai. Piemēram, jau kopš 2013. gada šādu rīku ir ieviesusi Tiesu administrācija (TA). ""DeskTime" sistēma ir veidota pārskatāmi, lai tās radītos datus varētu saprast arī lietotāji bez īpašas kvalifikācijas," skaidro TA pārstāve Inga Trofīmova. "Šis rīks sniedz iespēju pārskatīt darbinieku pie datora pavadīto laiku, kā arī fiksēt izmantotās programmas, lietotnes un tīmekļa vietnes. Tā nodrošina arī informāciju par darbu, kas veikts ārpus datora lietošanas, piemēram, dalību sanāksmēs, darba grupās un apmācībās. 

Sistēma palīdz identificēt situācijas, piemēram, darbinieka pārslodzi vai neefektīvu laika izmantojumu. Šādi dati ir būtiski produktivitātes un efektivitātes uzlabošanai."

TA pārstāve uzsver, ka padziļināta datu analīze par administrācijas darbinieku noslodzi tiek veikta tikai tad, ja tas ir pamatoti nepieciešams. Tiesu administrācija "DeskTime" uzlūko kā pastāvīgi izmantojamu rīku.

Komentējot ierēdņu elektroniskās uzraudzības ieviešanu, intervijā LTV Valainis uzsvēra: "Un tieši diskusijās par produktivitāti par šiem jautājumiem mēs runājām ar uzņēmējiem, kas šo rīku ir radījuši, un šī ideja nāca tieši no pašiem uzņēmējiem, kuri vēlējās radīt pirmo piemēru valsts pārvaldē, kur šāds rīks tiek izmantots. Mēs nonācām ātri pie kopsaucēja, ka Ekonomikas ministrija varētu būt tā, kur mēs šo īstenojam."

Turpretim "Draugiem Group" pārstāvis Palkavnieks norāda: "Iniciatīva sadarbībai ar Ekonomikas ministriju nāca no ministrijas puses." Līdz ar to lasītājam pašam jāizvēlas, kurai no idejas dzimšanas versijām ticēt. Vienlaikus "DeskTime" izveidotāji nenoliedz, ka ideja ir laba: "Esam pieredzējuši labu sadarbību ar vairākiem Latvijas uzņēmumiem privātajā sektorā un redzam lielu potenciālu pozitīvai sadarbībai arī valsts sektorā."

Valainis sola, ka ar "DeskTime" sistēmu, kas izmaksāšot gandrīz desmit tūkstošus eiro, tiks aprīkotas kopumā vairāk nekā 300 ierēdņu darba vietu Ekonomikas ministrijā, Centrālajā statistikas pārvaldē, Latvijas Investīciju un attīstības aģentūrā, Latvijas Nacionālajā akreditācijas birojā, kā arī SIA "Publisko aktīvu pārvaldītājs Possessor".

Ekonomikas ministrs Viktors Valainis.

Foto: Ieva Leiniša/LETA

Kādu olekti liks panākumiem?

Ekonomikas ministrs paziņojumā presei sola, ka "DeskTime" ļaus padziļināti analizēt procesus: "Tas ļaus pieņemt datos balstītus lēmumus darba efektivitātes uzlabošanai valsts pārvaldē kopumā un produktivitātes kāpināšanai pat par 30%." Tomēr vai šāds apgalvojums nav tikai blefošana?

Pat ja pieņemam, ka jaunieviestā rīka motivēti ierēdņi, tiecoties uzrādīt pēc iespējas labāku sniegumu, patiešām aktīvāk darbojas pie datorpogām, jautājums ir, vai tas liecinās par produktivitātes izaugsmi. Var jau būt, ja vien ierēdņa darba efektivitāti vērtēs pēc datorā pavadītā laika vai pēc saražoto failu lieluma.

"Produktivitātes mērīšanai noteikti netiks izmantoti tikai dati par datorā pavadīto laiku vai sagatavoto failu lielumu. 

Produktivitātes mērīšana notiks pēc specifiski atlasītiem kritērijiem, kas kā minimums būs dažādi politikas veidošanas struktūrvienībām un atbalsta funkciju struktūrvienībām, tāpat tie atšķirsies vadītājiem un ekspertiem," 

skaidro ministrijā. EM: "Neizslēdzam, ka gada gaitā veiksim izmaiņas kritērijos, lai iegūtu efektīvāko rezultātu. Pašmērķis nav kvantitatīvu datu ieguve, lietotnes izmantošana būs instruments, kā uzlabot procesus, samazināt procedūras, atteikties no liekā darba apjoma, lai pieejamos resursus lietderīgāk varam novirzīt galveno uzdevumu veikšanai."

Tomēr jautājums ir, kā un pret ko īsti mērīs panāktā progresa līmeni, ja nav novērtēts esošais produktivitātes līmenis konkrētajā valsts pārvaldes sektorā.

Vienīgie ministra publiski minētie skaitļi, kas it kā raksturo mūsu ierēdņu darba produktivitātes līmeni, ir ļoti vispārīgi un nepārliecinoši – viņš žonglē ar "60% no Eiropas Savienības vidējā rādītāja". Vienlaikus dažās auditorijās ministrs pats atzīst, ka jaunākie valsts pārvaldes produktivitātes dati vēl nav pieejami, tā ir tikai prognoze.

Turklāt portālā "Delfi" secināts, ka, runājot par 60% no ES vidējā līmeņa, ekonomikas ministrs atsaucies uz Latvijas Universitātes domnīcas "LV PEAK" veidoto Ekonomikas barometru. Taču šajā pētījumā ES kontekstā aplūkots visa sabiedrisko pakalpojumu sektora, nevis tieši valsts pārvaldes produktivitātes līmenis, uz ko mērķēta "DeskTime" ieviešana.

Jābūt gana kritiskiem

Noprotams, ka Valaiņa pieteiktās ambīcijas ir plašākas nekā tikai EM resora darbinieku elektroniskā uzraudzība, jo viņš runā par "sākšanu ar sevi" un par produktivitātes problēmām visā valsts pārvaldē kopumā. 

"Katru gadu runā par to, ka kaut kas ir jādara, mums ir jāiet uz apmācībām, ir dažādi pētījumi. Kas tik nav darīts! Bet nekas nav nesis rezultātu – tur, kur mēs esam, tur esam," 

viņš sūrojas TV intervijā.

Tikmēr valsts galvenais ierēdnis – Valsts kancelejas (VK) direktors Raivis Kronbergs – sarunā ar "Latvijas Avīzi" pauž viedokli, ka attiecībā uz automatizētu rīku ieviešanu visā valsts pārvaldē jābūt gana kritiskiem: "Tādi rīki ik pa laikam ir bijuši, bet ar laiku tiek pamesti novārtā un to vietā atkal meklēti citi." Viņš uzskata, ka sākumā jāsaprot konkrētā rīka funkcionalitāte un vai ieguvumi atsver ieguldījumus.

Valsts kancelejas vadītājs arī atzīmē, ka šāda veida rīks nevar sniegt pilnīgu priekšstatu par katra nodarbinātā produktivitāti: "Jo, pirmkārt, ne visi darbi ir veicami pie ekrāna, otrkārt, liels skaits pie datora pavadītu stundu vai paveiktu uzdevumu ne vienmēr automātiski nozīmē, ka darbs paveikts pietiekamā kvalitātē."

Arī rīka izstrādātāji atzīmē, ka ar "DeskTime" atbalstu iegūtie dati nekalpo kā vienīgais kritērijs, pēc kura tiek izvērtēts darbinieks. Arī "DeskTime" lietošana neatceļ vadītāja atbildību par savu darbinieku padarīto.

"DeskTime" uzdevums nav reorganizēt uzņēmumu un būtiski mainīt darbinieku ikdienu, skaidro Palkavnieks, šis rīks palīdz izgaismot esošo situāciju un veikt secinājumus gan pašiem darbiniekiem, gan vadītājiem. Iegūto secinājumu ieviešana praksē jau ir vadītāju rokās.

Palkavnieks: "Jā, mums ir klienti, kuri, izmantojot iegūtos datus un ieviešot nepieciešamās korekcijas, efektivitātes rādītājus ir uzlabojuši par 30% un vairāk. 

Taču svarīgi saprast, ka tas ir uzņēmuma iekšējo prakšu, kultūras, vadības stila un citu faktoru kopums, kas šādas izmaiņas spēj veicināt."

Biežāk sūdzas par videonovērošanu

Datu valsts inspekcijā (DVI) norāda, ka tehnisko risinājumu ieviešana darbinieku uzraudzībai nav uzskatāma par standarta praksi. "Katrai organizācijai, ieviešot šādus pasākumus, ir jāvērtē tieši sava situācija un jāizvēlas sev atbilstoši risinājumi. Šeit nav pieļaujama vispārīga pieeja un atsaukšanās uz principu "ja vienam der, tad man arī". Katrai institūcijai ir jāvērtē, vai šādi rīki palīdz un ir efektīvi rezultāta sasniegšanai. Tas attiecināms arī uz valsts pārvaldi," uzsver DVI pārstāve Ginta Gailuma.

"Darba devējam jānodrošina, ka tiek apstrādāti tikai tie personas dati, kas nepieciešami konkrētā mērķa sasniegšanai, un jāizvairās no pārmērīgas datu vākšanas, piemēram, darbinieku atrašanās vietas vai privātās tīmekļa pārlūkošanas ieradumu uzraudzības. 

Jāvērtē, vai darba devēja intereses ir svarīgākas par darbinieku tiesībām uz privātumu."

"DeskTime" rīka izstrādātāji skaidro, ka datu drošībai pieiet ļoti nopietni. "Jāuzsver, ka šī projekta ietvaros netiks vākti darbinieku datoru ekrānuzņēmumi vai dati par dokumentu saturu un ka mums nebūs piekļuves šiem datiem," atzīmē Palkavnieks.

"Nodrošinām arī iespēju darbiniekiem saglabāt privātumu, izmantojot funkciju "Privātais laiks". Šī funkcija izslēdz laika uzskaiti darba datorā, ja datoru uz brīdi nepieciešams izmantot personīga rakstura darbībām, piemēram, lai apmeklētu internetbanku vai personīgo e-pastu," skaidro tehnoloģiju uzņēmumā.

DVI dati rāda, ka pēdējā laikā diezgan daudz organizāciju savu darbinieku uzraudzīšanai vēlas izmantot tieši tehniskos risinājumus, ņemot vērā attālinātā darba izplatību. 

Pērn DVI saņēmusi vairākas sūdzības un jautājumus par darba devēju izmantotajām kontroles sistēmām. 

Visbiežāk darbinieki pauduši neapmierinātību ar videonovērošanas kameru izvietošanu darbavietā. "Attiecībā uz videonovērošanu darba telpās vairākumā gadījumu inspekcija lūdza pārtraukt videonovērošanu vai mainīt kameru novietojumu. Bet bija arī gadījumi, kad videonovērošana tika atzīta par atbilstošu," informē Gailuma.

Apiet var jebkuru sistēmu

Ministra Valaiņa paustās gaidas par ierēdņu darba ražīguma celšanu ar "DeskTime" rīka palīdzību sociālajos tīklos cenšas kliedēt tehnoloģiju lietpratēji. Viņi min rīkus un paņēmienus, kas, piemēram, spēj imitēt vai simulēt noteiktas darbības datorā, tādējādi apmānot uzraudzības sistēmu.

"Savā būtībā neviena laika uzskaites sistēma nav pilnībā neapejama," skaidro "Draugiem Group" pārstāvis Palkavnieks. "Mūsu mērķis arī nav tādu izveidot. Mūsu mērķis ir dot darba devējam un darbiniekam veidu, kā uzskatāmāk piefiksēt to, kas notiek darba laikā, un padarīt darba vidi caurredzamāku. Kad tā tiek pareizi lietota, laika uzskaite ir kā divvirzienu iela – ieguvumi ir abām pusēm. 

Ir dažādas metodes, kā darbinieki šādas programmatūras cenšas apiet, piemēram, ir peles kustinātāji vai smaga priekšmeta novietošana uz klaviatūras. 

Taču visbiežāk darba devējs šādus aizdomīgus gadījumus agrāk vai vēlāk tomēr uzķer. Mūsu lietotāju pieredze rāda – jo vairāk laika darbinieks pavada, cenšoties apiet laika uzskaites rīku, jo zemāks ir šī darbinieka vispārējais sniegums."

Uzņēmuma pārstāvis pauž cerību, ka ar tās izstrādātā "DeskTime" palīdzību tiek veicināta tāda darba kultūra, kur tiek novērtēts godīgums un atklātība. "Ja darbinieks ir motivēts mānīties un krāpties ar darba laika uzskaiti, tad ir vērts uzdot jautājumu, kāpēc tā notiek, kas to veicina un kāda ir komandas iekšējā vide," rezumē Palkavnieks.

Secinājumi

Rodas iespaids, ka ministrs Valainis ar viena tehniska atbalsta rīka ieviešanu ministrijas darba organizācijā ir centies radīt maksimāli lielu troksni. Taču ir skaidrs, ka "elektroniskais gans" neaizstās labus iestāžu un citu struktūru vadītājus. Ja netiks meklēti patiesie iemesli, kādēļ viņu vadībā darba komandu ražīgums nolaists tik zemu, kā to raksturo Valainis, "DeskTime" diemžēl būs tikai kārtējais ielāps uz irstoša deķa.

Viedokļi. Redz komandas darba slodzi

Jānis Palkavnieks, "Draugiem Group" runasvīrs.

Foto: Edijs Pālens/LETA

Jānis Palkavnieks, "Draugiem Group" runasvīrs: ""DeskTime" lielu uzmanību vērš tieši caurspīdīgumam un godīgumam darba vidē, jo mūsu uzņēmumu pieredze rāda, ka kvalitatīva laika uzskaite ļauj radīt brīvākus, mierīgākus darba apstākļus. Vadītāji ir lietas kursā par savas komandas darba slodzi, un darbiniekiem ir skaidrs, kad sākas un beidzas viņu darba stundas, t. i., nav jāuztraucas par darba zvaniem un e-pastiem vakaros. "Draugiem Group" uzņēmumiem "DeskTime" ir palīdzējis ieviest dažādas darbinieku labbūtības politikas. Piemēram, elastīgās darba stundas, hibrīdrežīmu, kā arī "workations" (periodisku ilgstošu attālinātu darbu), attālināto darbu no ārzemēm. Pašā "DeskTime" komandā ar mūsu rīka palīdzību esam ieviesuši saīsinātu 35 stundu darba nedēļu."

Raivis Kronbergs, Valsts kancelejas direktors.

Foto: Edijs Pālens/LETA

Raivis Kronbergs, Valsts kancelejas direktors: "Efektīvi pildīt savus uzdevumus ir katras valsts iestādes pienākums, un katra iestāde izvēlas savu pieeju un rīkus funkciju izpildei. Piekrītu, ka automatizēti risinājumi, piemēram, darba laika analīze vai sistēmu efektivitātes novērtēšana, var būt noderīgi, ja tie tiek izmantoti procesu uzlabošanai. Piemēram, darba devējs var analizēt, cik daudz laika nodaļas darbinieki pavada tiešsaistes sanāksmēs, un secināt, ka nepieciešams samazināt sanāksmju skaitu, lai darbiniekiem būtu vairāk laika citiem uzdevumiem."

"DeskTime"

Kas tas ir?

• "DeskTime" ir automātisks darba laika uzskaites viedrīks, kas atbrīvo darbinieku no manuālas darba stundu uzskaites.
• Digitālo rīku 2012. gadā izstrādājis "Draugiem Group" uzņēmums SIA "DeskTime", sākotnēji to veidojot koncerna iekšējām vajadzībām.
• Lielāko popularitāti "DeskTime" iemantojis ASV un Indijā, pieprasījums ir arī Eiropā, piemēram, Spānijā un Lielbritānijā.
• "DeskTime" plašāk izmanto IT uzņēmumos, mārketinga aģentūrās, tulkošanas birojos – komandās, kurās ir daudz no mājām strādājošo darbinieku vai kuras praktizē hibrīdo darba modeli.

Kā tas darbojas?

• Atpazīst aktīvo un neaktīvo darba laiku: "DeskTime" darbinieka datorā reģistrē peles un klaviatūras kustības (kad darbinieks ir ieslēdzis datoru, bet nekustina vai neklikšķina peli vai klaviatūru, tas tiek reģistrēts kā neaktīvais laiks).
• Lai arī tāda iespēja pastāv, konkrētā projekta ietvaros netiks vākti darbinieku datoru ekrānuzņēmumi vai dati par dokumentu saturu.
• Darbiniekam ir iespēja papildus arī manuāli norādīt darba dienas periodus, kuros, piemēram, pienākumi veikti, neatrodoties pie datora.
• Funkcija "Privātais laiks" ļauj izslēgt monitoringa režīmu darba datorā uz laiku, kad to nepieciešams izmantot personīga rakstura darbībām, piemēram, internetbankas apmeklējumam.
• Projektu/darba uzdevumu laika uzskaites sistēma nodrošina iespēju pārskatāmi novērtēt, cik kopējās komandas darba stundas vai dienas veltītas katram no projektiem.
• Sistēma dod iespēju arī salīdzināt, cik efektīvi vienādus uzdevumus veic dažādi darbinieki, ļaujot noteikt izcilniekus, kuru labo praksi var palīdzēt ieviest arī citiem.

Avots: "Draugiem Group".

Eiropas Savienības finansēts. Paustie viedokļi un uzskati atspoguļo autora(-u) personīgos uzskatus un ne vienmēr sakrīt ar Eiropas Savienības vai Eiropas Izglītības un Kultūras izpildaģentūras (EACEA) viedokli. Ne Eiropas Savienība, ne EACEA nenes atbildību par paustajiem uzskatiem.

Foto: Latvijas Mediji

Līdzfinansē LR Kultūras ministrija.

Foto: Publicitātes